Dicas cruciais de registro de eventos antes do seu evento ir ao ar

By Choose 2 Rent Team

fev 17, 2023

Ao usar o equipamento de aluguel de registro da Choose 2 Rent para imprimir crachás sob demanda, nossos clientes devem usar o software de registro e impressão de crachás no local para fazer o check-in dos participantes e imprimir crachás sob demanda. Isso deve fazer parte de TODAS as estratégias de registro. Antes de um organizador de eventos chegar ao evento, essas dicas importantes de registro de eventos devem ser consideradas configuradas na plataforma de registro com antecedência.

Coisas a considerar

1. Certifique-se de conhecer sua configuração de hardware. Para hardware, basta ter uma compreensão básica de como tudo funcionará. Você está imprimindo de um computador ou iPad? E então como esses dispositivos se comunicarão com a impressora? Para qualquer impressão por Wi-Fi, os dispositivos precisarão estar na mesma rede, então você provavelmente precisará de um roteador para facilitar isso. Se você estiver usando um roteador, precisará considerar como ele acessará a Internet. Fornecemos roteadores de celular, mas sempre recomendamos proteger uma linha rígida, pois o celular deve ser usado como uma proteção contra falhas. Se você estiver procurando uma conexão com fio com laptops conectados à impressora, certifique-se de ter o número adequado de laptops alocados e que os laptops precisarão permanecer nas proximidades das impressoras.

1. Certifique-se de conhecer a configuração do software. Para software, você deseja entender o que é possível no aplicativo de eventos que está usando. Quais opções de check-in estão disponíveis? Quais impressoras são compatíveis? Como o software de gerenciamento de eventos se conectará às impressoras? Essas são perguntas que é bom ter respondidas com antecedência, para garantir que o aplicativo possa fazer tudo o que você precisa. Essas plataformas de crachás também têm uma infinidade de ajustes que você pode fazer em coisas como o modo totem, como lidar com walk-ins e outras áreas do processo de check-in. Portanto, certifique-se de explorar isso completamente para que você possa ajustar seu processo de registro de eventos para ser do jeito que você deseja. Por fim, certifique-se de que todos os que ajudarão no local estejam confortáveis com o software para que possam ajudar os participantes a fazer o check-in ou resolver quaisquer problemas menores relacionados ao check-in.

1. Design de crachá. Quando se trata de design de crachá, você deseja fazer com que as dimensões do design do crachá correspondam ao tamanho do crachá. Portanto, se você tiver emblemas 4 x 6, desejará um design de emblema 4 x 6. Se o design do seu selo for um selo de dupla face 4 x 3, certifique-se de que o design do selo seja 4 x 3 espelhado. Seu crachá deve sempre incluir a identidade da marca do evento, além das informações do convidado.

1. Tipos de registro. A maioria dos softwares de plataforma de crachá terá tipos de registro. Isso funciona como um identificador para os participantes. Por exemplo, Imprensa, VIP, Admissão Geral, etc. Em seguida, diferentes tipos de registro podem ter seus próprios designs de crachá. Além disso, alguns programas de software podem permitir vários designs de crachá por tipo de registro. Tenha cuidado e certifique-se de que nenhum design de crachá duplicado seja atribuído ao mesmo tipo de registro para evitar problemas de impressão dupla. Verificar se os tipos de registro estão definidos facilitará o processo de check-in e garantirá que as métricas de participação no evento fornecidas após o evento sejam significativas.

1. Faça um teste. Fazer um bom teste é sempre um empreendimento que vale a pena. Primeiro, dá a tranquilidade de saber que tudo funciona porque você verá funcionar de antemão. Se surgir algum problema, você pode resolvê-lo sem a pressão de um evento inteiro ir ao ar ou já deveria estar ao vivo. Também fará com que a configuração durante o evento ocorra sem problemas, porque você já fez isso uma vez antes.

1. Adote uma abordagem dinâmica. É sempre benéfico ter uma pessoa no local com controle de software em nível de administrador. Se for necessário fazer alterações, é melhor ter alguém no local pronto para fazer essas alterações imediatamente, em vez de depender de alguém que pode não estar disponível. Isso evita que o tempo de inatividade espere que alguém responda e faça alterações.

O que fazer e o que não fazer no envio de equipamentos de aluguel para eventos

O que fazer

1. - Certifique-se de incluir o nome do evento
2. - Certifique-se de endereçar uma remessa a uma pessoa que esteja fisicamente presente no endereço de recebimento
3. - Use um número de telefone de entrega doméstica para o país para o qual você está enviando.
4. - Certifique-se de que alguém esteja presente para assinar a valiosa remessa. Todos os nossos envios exigem que alguém esteja presente e assine.
5. - Verifique novamente o endereço de entrega. O equipamento alugado pode ser entregue com atraso se o CEP ou endereço incorreto for fornecido e nosso remetente tiver que redirecionar a remessa.
6. - Verifique a lista de embalagem! Certifique-se de que seu evento tenha todo o equipamento necessário para um evento de sucesso.
7. - Informe o local de entrega para esperar o equipamento. Se o hotel ou centro de convenções não estiver esperando nosso pacote, ele pode ser devolvido para nós e causar atrasos.
8. - Certifique-se de que as datas de aluguel e eventos estejam prontas. Certifique-se de que o equipamento chegará a tempo para a configuração e o evento. Se o local ou centro de convenções tiver datas específicas para a chegada do equipamento, informe-nos.

Contras

1. - Não se esqueça de incluir instruções especiais de envio! (Os locais recusarão remessas se não souberem para que serve a caixa, ou os motoristas de entrega não saberão onde entregar sem instruções nas docas de carga, recepções ou áreas especiais).
2. - Não se esqueça de incluir o nome da empresa do local de entrega (muitas vezes, um único endereço pode ter várias empresas).
3. - Não se esqueça de incluir um número de suíte ou número de andar, se aplicável!
4. - Não se esqueça de que as remessas internacionais exigem desembaraço aduaneiro! (Atrasos na alfândega podem acontecer, e podemos evitar isso usando o número de importação, registro comercial ou número de identificação do cliente. Exemplos incluem EIN, SSN, IVA, GST, RFC, etc. Um envio atrasado pode atrasar todo um evento)

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A Choose 2 Rent é a empresa líder internacional em aluguer de tecnologia para eventos. Com locais nos EUA, Reino Unido, Ásia e Austrália, somos capazes de ajudar os planejadores de eventos em todo o mundo a lidar com os meandros da configuração do evento por meio da tecnologia. Incluindo sistemas de registro de eventos, impressoras de crachás, roteadores de internet sem fio e outras tecnologias para garantir um processo de registro de eventos amigável para os participantes.

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