Dicas para organizar sua próxima conferência

By Choose 2 Rent Team

set 30, 2022

Há muito a ter em conta no planeamento de eventos. Depois de decidir onde será sua conferência e em que dia ela acontecerá, é hora de analisar seu orçamento e descobrir de quais equipamentos eletrônicos você precisará no dia. Como você pode reduzir as longas filas no check-in? Como você vai garantir que seus participantes possam se conectar corretamente? Como você pode tornar o evento divertido e interativo?

Neste artigo, daremos dicas sobre como organizar seu próximo evento e melhorar a experiência do seu participante.

Obtenha informações dos participantes com antecedência

O passo número um ao organizar sua próxima conferência é garantir que, ao vender ingressos, você também esteja coletando as informações dos participantes com antecedência. Isso não apenas permite que você se prepare para a maioria de seus participantes no dia do evento, mas também permite que você comunique a eles quaisquer detalhes adicionais que eles precisem saber.

A melhor maneira de se comunicar com os hóspedes depois de obter suas informações é por e-mail. Com cerca de 4 bilhões de usuários diários de e-mail, você está colocando atualizações sobre seu evento em um local que eles verificam todos os dias. Ele também permite que você os mantenha notificados sobre quaisquer alterações, adições ou instruções adicionais antes do seu evento.

Isso também permite que você promova palestrantes e atividades em sua conferência, além de ajudar a comercializar sua marca com antecedência.

Reduza as longas filas com totens de eventos

Não há nada mais desanimador do que chegar a um evento e encontrar uma fila de check-in ao redor do prédio. Normalmente, isso é um produto do check-in manual dos participantes. Seus funcionários só podem lidar com tanta coisa de uma só vez e ter que inscrever as pessoas participantes, encontrar seus crachás para elas e direcioná-las pela conferência exige muito tempo e esforço.

Felizmente, existe uma solução fácil para esse problema - Quiosque de Eventos. Ao configurar totens para que seus participantes façam o check-in, tendo coletado suas informações com antecedência, você reduz os minutos que eles levariam para fazer o check-in em meros segundos. Eles simplesmente digitam seu nome ou escaneiam um código QR e imprimem seu crachá e mapeiam o evento por conta própria!

Esse processo também ajuda os participantes que não compraram seus ingressos, agora podem fazê-lo na hora.

Permita que os usuários imprimam seus próprios crachás

As impressoras de crachás de eventos são outra maneira de economizar muito tempo. Como mencionado acima, fazer com que seus funcionários encontrem crachás para os participantes consome muito tempo. A alternativa costumava ser fazer com que os participantes encontrassem seus crachás por conta própria. Isso leva a filas mais longas à medida que as pessoas pesquisam seus crachás nas árvores de crachás do evento, os participantes pegam crachás incorretos e leva a um pesadelo totalmente diferente quando os participantes optam por comprar seu ingresso no dia do evento e os funcionários devem criar crachás improvisados.

A impressão de crachás no local elimina todas essas dores de cabeça. Quando emparelhado com seus totens de check-in, você permite que os usuários encontrem ou insiram todos os seus ingressos e informações e imprimam seus crachás no local.

Torne-o interativo e fácil de usar

Curadoria e design andam de mãos dadas quando se trata de planejamento de eventos. Pode ser difícil ler um itinerário de conferência e tentar encontrar todos os eventos que você está interessado em participar como convidado. Considere o uso de um itinerário digital e sistema de mapas, disponível em toda a conferência por meio de códigos QR. Na era do smartphone, todos os presentes terão acesso constante a essas informações.

É aqui que a curadoria é útil. Ao projetar seu itinerário digital, agrupe os palestrantes e eventos relevantes por tópico, para que seja fácil para os participantes encontrarem exatamente o que lhes interessa.

Você também quer ter certeza de que os códigos QR que levam ao seu itinerário digital incentivam os participantes a acompanhar seu evento nas mídias sociais e postar sobre suas experiências. Isso é fundamental para o marketing no local e as avaliações do seu evento. Isso ajuda os participantes a se sentirem incluídos e adiciona um elemento interativo ao seu evento que estava faltando antes do surgimento do smartphone.

Planejamento de eventos facilitado com o Choose 2 Rent

Ao passar pelo processo de planejamento de eventos para sua próxima conferência, a escolha é clara. A Choose 2 Rent é uma das principais empresas internacionais de aluguer de equipamentos eletrónicos e tem tudo o que precisa para planear a sua conferência.

Siga essas dicas e muito mais em nosso blog e simplifique seu próximo evento, garantindo que os participantes aproveitem ao máximo sua experiência.

A Choose 2 Rent oferece de tudo, desde aluguel de iPad, aluguel de laptop, impressoras de crachás de eventos e totens de check-in, até roteadores wi-fi. Somos o balcão único para todas as suas necessidades de equipamentos para eventos. Entre em contato conosco hoje para obter uma cotação e leve seu evento para o próximo nível.