Dicas para uma gestão de registo de eventos bem-sucedida

By Choose 2 Rent Team

jun 22, 2022

Quem gosta de imprimir a confirmação de inscrição? Ou esperar meia hora pelo check-in do evento ? E se houver algum problema, esperar por último na fila de check-in? A resposta é clara, ninguém. Uma boa experiência do participante em um evento começa com um check-in rápido, fácil e solucionador de problemas.

Ter uma experiência de registro lenta faz com que os participantes entrem no evento cansados e irritados, ainda mais se o evento for pago. Em vez disso, aproveite o check-in para dar uma boa impressão aos seus hóspedes.

Eles entrarão no evento ansiosos para aproveitá-lo e gerar um ambiente colaborativo, um clima que pode durar o dia todo. Combine isso com um teste compatível com dispositivos móveis para coletar feedback e você estará pronto para o sucesso!

Também é essencial fornecer um processo de inscrição para os participantes que chegam ao evento sem confirmação ou inscrição prévia. Preparar-se com antecedência garante que você não perderá nenhum dado ao longo do caminho e pode oferecer o mesmo sistema de check-in personalizado que todos os outros.

Aqui estão 12 dicas para criar uma experiência de check-in rápida e memorável:

1. Informe o participante

Essa primeira dica não é para check-in, mas muito antes do dia do evento. Para agilizar o processo de inscrição, envie um e-mail a todos os participantes alguns dias antes do início do evento, incluindo a confirmação da inscrição e os detalhes do check-in. Facilite ainda mais incluindo um código QR. Você pode escanear rapidamente o celular deles para entrar.

2. Reserve o espaço

Projete uma área de acesso onde os participantes tenham espaço para se registrar, fazer check-in e fazer fila da maneira mais confortável possível, se necessário. Considere o espaço necessário para o equipamento, a equipe do evento e os inscritos. Para evitar problemas com o Wi-Fi durante o processo, prepare sempre várias conexões como alternativa.

3. Prepare um plano B

E se um participante esquecer o código QR ou a confirmação? E se o dispositivo de digitalização não estiver captando o código? E se eles não estiverem registrados?

Todos esses são aspectos a serem considerados com antecedência. Projete um processo para essa situação que seja claro para o participante. Certifique-se de que seja rápido e ainda permita o credenciamento e a retenção de todos os dados durante o processo. Um sistema flexível que permitirá editar e adicionar participantes em tempo real com seu registro é o ideal.

4. Acelere o processo de registro

Ofereça acesso mais rápido, como com nosso sistema de leitura QR, para que os participantes possam fazer check-in e receber seus crachás de forma rápida e eficiente. Essa tecnologia também pode ser integrada diretamente ao seu processo de registro para atualizar todos os dados em tempo real.

5. Sorria para a câmera

Use a tecnologia de reconhecimento facial para tornar o acesso aos seus eventos ainda mais rápido. Com nossa tecnologia, os participantes fornecem uma foto durante o registro e são reconhecidos pelas câmeras no check-in. Em 9 segundos, os inscritos podem receber seus crachás impressos. Os participantes não precisarão portar ou apresentar nenhum documento de confirmação para acessar o evento. Além disso, adiciona recursos tecnológicos modernos ao seu evento.

6. Detalhes são essenciais

Aproveite os crachás para incluir informações personalizadas sobre o programa, a senha do Wi-Fi ou a hashtag do evento diretamente neles. E se você tiver diferentes categorias de participantes e quiser diferenciá-las? Prepare outros modelos para cada categoria com diferentes designs, cores e até códigos QR para controlar o acesso nos quartos.

7. Prepare as respostas para sua equipe de planejamento de eventos

Não deixe nada ao acaso! Crie uma folha de perguntas frequentes para sua equipe para ajudar os participantes e responder às suas perguntas. Esta planilha pode incluir locais de sala, agendamentos de sessões ou contatos de emergência.

8. Presentes e cordões separados

Mantenha as malas de boas-vindas e os cordões de crachá longe do check-in. Isso ajudará a evitar grandes multidões na entrada e uma espera dupla pelos participantes. No caso de cordões, monte uma mesa separada da área de impressão de crachás e direcione os participantes para cá assim que receberem seus crachás.

9. Cumprimente e organize a entrada

Faça com que os participantes se sintam bem-vindos e ofereça instruções claras. É comum usar catenárias para direcionar as filas em grandes eventos. No entanto, você pode acelerar o acesso direcionando o participante para a fila correta e solicitando que ele tenha sua documentação pronta para acessar o evento.

10. Os sinais mostram o caminho

Bons planejadores de eventos sempre evitam que os participantes se percam. Use sinalização para tornar os itinerários visíveis e forneça mapas nas sacolas de boas-vindas para que os participantes possam consultar essas informações a qualquer momento. Outra opção seria incluir um aplicativo de evento onde as pessoas possam acessar essas informações.

11. Aproveite o software de eventos

Você quer maximizar o ROI do evento? Então faça um favor a si mesmo e aproveite o poder do software de eventos e de um totem de eventos ao planejar e gerenciar seu próximo evento. Essa ferramenta economizará seu tempo (em média, as empresas que usam software de eventos economizam 223 horas por ano) e criará uma experiência de marca unificada para cada um de seus participantes.

12. Meça com um teste compatível com dispositivos móveis

Como planejadores de eventos, medir o ROI do evento é uma prática crítica. Afinal, você não pode determinar com precisão se um evento é ou não bem-sucedido sem entender o que a empresa está ganhando em troca de todo o tempo, esforço e despesas que foram necessários para organizar o evento.

Infelizmente, acompanhar o ROI de um evento nem sempre é fácil, mas algumas ferramentas podem ajudar. Por exemplo, você pode usar testes compatíveis com dispositivos móveis para os participantes, plataformas de eventos abrangentes, plataformas de atribuição como o Google Analytics e o software de CRM da sua empresa para rastrear o ROI do evento.

É importante lembrar que seu objetivo deve ser criar valor com seus eventos, não apenas ganho monetário imediato. Um evento que perde dinheiro, mas gera muitos leads de alta qualidade, ainda pode ser considerado bem-sucedido.

Sempre tenha os participantes em mente

As pessoas querem que suas experiências de registro sejam rápidas e sem esforço. Se você não puder oferecer aos participantes uma experiência de registro positiva, seu evento falhou antes de começar.

O evento começa na entrada, e todos sabemos a importância de começar bem. Na Choose 2 Rent, nos especializamos na implementação de tecnologia em eventos para criar experiências memoráveis. Entre em contato conosco para projetar um acesso inovador e eficiente que permita reunir mais informações sobre seus participantes.