Ideias de check-in e registro de eventos para melhorar a experiência do hóspede

By Choose 2 Rent Team

jan 10, 2023

O processo de registro e check-in do evento é a primeira oportunidade de criar uma impressão duradoura em seus participantes. É a primeira interação que eles têm com sua organização e você deve fazer valer a pena.

Estima-se que, em 2023, o número de eventos ultrapasse os níveis pré-pandêmicos pela primeira vez desde então. Você quer que sua conferência cause a impressão certa para eventos futuros.

Você deseja que o processo de registro do seu evento seja perfeito e conveniente para todos os participantes; Mas isso não acontece por acaso. Requer muito trabalho e planejamento por parte dos organizadores do evento. Vejamos algumas dicas para tornar o processo de check-in no dia do evento o melhor possível!

As inscrições não começam no dia do evento

Comece a construir sua lista de convidados meses antes do evento. Faça com que os participantes preencham um formulário de inscrição on-line para eventos com antecedência ao comprar seus ingressos para o próximo evento.

Prometemos a você que, embora possa parecer uma barreira adicional à entrada adicionar mais uma etapa ao seu processo de compra de ingressos, isso pagará dividendos no dia do evento para ter as informações de todos prontas.

Torne-se digital com seus ingressos

Em todos os tipos de eventos, os ingressos digitais são o tipo de ingresso preferido atualmente. Portar seus ingressos para a carteira do dispositivo móvel de seus hóspedes é o caminho a percorrer em 2022 e além.

Depois que os ingressos forem comprados, você deve enviá-los por e-mail aos convidados para adicionar às suas carteiras digitais. Isso oferece um processo de check-in tranquilo, pois elimina a perda de ingressos e a emissão de ingressos fraudulentos. Também simplifica o processo até digitalizar o bilhete com um leitor de código de barras e permitir a admissão.

Formulários de inscrição para eventos Ditch The Paper

Encare isso, hora de sair com o velho e entrar com o novo. Você não deve desperdiçar o tempo dos participantes do evento com um processo de check-in antiquado que leva mais tempo do que deveria.

Preencher um formulário de inscrição em papel pode parecer uma tarefa inócua, mas pense em todo o tempo que você economizará modernizando seu evento.

Utilizando totens de eventos para reduzir as longas filas

Como acabamos de mencionar, o papel é coisa do passado. O totem de eventos é uma necessidade logística absoluta no negócio moderno de planejamento de eventos. Seu processo de check-in define o tom de todo o seu evento. A última coisa que você quer são longas filas e processos antiquados.

Ao configurar os totens de eventos, você reduzirá o tempo que o check-in do evento leva para uma questão de segundos. Os hóspedes podem simplesmente confirmar ou inserir suas informações e seguir seu caminho. Não há mais formulários, não há mais procura de convidados no sistema, SEM LONGAS FILAS.

Não pré-imprima crachás de eventos, use uma impressora no local

Outra maneira de economizar tempo no balcão de check-in é abandonar os crachás de eventos pré-impressos. Com as impressoras no local , você obtém alguns benefícios. Ou seja, no momento em que um hóspede faz o check-in, ele pode imprimir seu próprio crachá e seguir seu caminho. Chega de classificar crachás em ordem alfabética, crachás perdidos ou improvisados no check-in e, o mais importante, não há classificação para a equipe do evento.

As impressoras de crachás de um local economizam tempo para todos os envolvidos. Mais importante ainda, eles tiram o erro da equação e reduzem o desperdício para um evento mais sustentável.

Códigos QR como a melhor solução logística

A implementação de códigos QR no local do evento é uma grande ajuda para seus participantes em potencial. Em vez de confiar em mapas de eventos e panfletos antiquados, você pode colocar códigos QR com links para um site simplificado com todas as informações necessárias sobre o seu evento.

Os QR Codes também podem manter todos informados sobre serviços e informações específicas fornecidos em seu evento. Fornecer informações sobre palestras e atividades durante todo o evento e local garantirá que eles tenham tudo o que precisam no processo de registro e check-in do evento.

Ofereça uma estação de soluções ou help desk

Como promotor de eventos, você pode planejar quase tudo, mas como todos sabemos, as coisas raramente correm perfeitamente. É uma boa ideia configurar uma mesa ou estande adicional no check-in do evento como help desk.

Você pode colocar tudo para as pessoas presentes, mas ainda podem surgir problemas, não importa o quão simplificado seja o processo de check-in do evento. No final do dia, as pessoas preferem lidar com a equipe de registro para resolver seus problemas.

Conectividade constante e WiFi para eventos é uma obrigação

A verdade inconveniente sobre a modernização do seu evento a esse ponto é que você precisa de acesso on-line constante na área de registro do local. Embora você deva fornecer wi-fi a todos os participantes do evento, é mais importante em sua área de registro.

Você precisa manter seus dispositivos de registro e check-in de eventos e equipamentos eletrônicos on-line o tempo todo.

Permita um pagamento rápido no local

Todo evento bem frequentado tem alguns participantes de última hora. É seu trabalho garantir que isso não atrase o processo. Com as ferramentas adequadas de registro de eventos, como um totem de registro, você pode configurar o pagamento no local.

Isso permite que os convidados que comparecerem ao evento sem ingressos se registrem facilmente, comprem a entrada e imprimam seus próprios crachás.

Sinalização clara EM TODOS OS LUGARES

Não importa o quão bem treinada seja sua equipe de eventos e o quanto você simplifique seu processo de check-in, as pessoas ainda precisam de orientação. Certifique-se de que todas as estações de registro e áreas de serviço estejam claramente marcadas.

Nada é pior do que entrar em uma instalação de eventos e se sentir perdido e confuso.

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