Linha do tempo de promoção de eventos: cronometrando sua estratégia de marketing de eventos

By Choose 2 Rent Team

nov 22, 2021

Embora manter-se organizado seja um componente-chave para realizar um grande evento, o tempo também faz parte do sucesso. Se você tem alguma experiência em planejar um evento, grande ou pequeno, sabe que planejar o tempo de tudo é vital para um evento bem-sucedido. Mesmo com os melhores planos, sempre há soluços ou circunstâncias imprevistas que também podem afetar o cronograma de promoção do seu evento.

Embora planejadores de eventos como você tenham muitos pratos no ar, como suporte tecnológico e preocupações com o espaço, uma das principais partes de um evento de sucesso é garantir que as pessoas realmente saibam sobre ele. O marketing é uma parte importante para colocar seu evento nos calendários das pessoas. Saiba mais sobre como cronometrar sua estratégia de marketing de eventos para que o evento seja bem frequentado.

10 meses antes do evento

Embora possa parecer que 10 meses de preparação é muito tempo para eventos, é uma excelente maneira de informar às pessoas quem pode precisar viajar e iniciar sua equipe nas partes iniciais do planejamento do evento.

Comece a planejar com antecedência

Todos nós sabemos que planejar com bastante antecedência é a melhor maneira de planejar o marketing do seu evento. Use seus colegas de trabalho e aqueles acima de você para ajudar a discutir quais eventos estão por vir no futuro. Mesmo que você não saiba todos os detalhes ou até mesmo tenha um local contratado, você ainda pode manter a ideia em mente, fazendo a criatividade fluir.

6-8 meses antes do evento

Para eventos de grande escala de milhares de pessoas, certifique-se de que seus principais clientes saibam sobre seu evento desde o início. Eventos menores de algumas centenas de pessoas podem esperar para anunciar os detalhes, pois levam menos tempo para serem planejados.

Convide seu público-alvo

Embora alguns eventos tenham um amplo escopo de possíveis participantes, mesmo os maiores eventos têm um público-alvo. Identifique que tipo de pessoa provavelmente desejará participar do seu evento. Se você estiver organizando uma conferência de negócios, seus convidados provavelmente serão aquelas pessoas com mentalidade de negócios que estão ocupadas e muitas vezes respondem ao marketing de alta tecnologia.

Se você estiver organizando um evento para caridade, seu público-alvo pode exigir formas mais originais de marketing, como panfletos, cartões postais e cópias impressas. Conhecer seu público-alvo é essencial para decidir qual o tempo de marketing que você precisará para o evento.

Configurar um site de eventos

Aqueles que visitam até mesmo os menores eventos geralmente esperam que haja um site vinculado ao evento. Criar um site de eventos é uma ótima ferramenta organizacional para usar onde você pode coletar inscrições, responder a perguntas e fornecer comunicação a todos os envolvidos. Mesmo que os planos para o evento não sejam imutáveis, você ainda pode criar um mini-site que é um ponto de partida.

Peça aos parceiros para participar

Patrocínios, fornecedores e parceiros devem ser contatados pelo menos 6 meses antes do evento. Lembre-se de que essas organizações precisam de tempo para planejar do seu lado e que quanto mais tempo você der a elas, melhor será. Crie níveis de patrocínio e abra áreas de fornecedores para as empresas que são adequadas para o seu público-alvo.

2-3 meses antes do evento

Espalhar a palavra com a mídia, bem como usar a comunicação social, é uma ótima maneira de comercializar o seu evento.

Compartilhe com a mídia

Os comunicados de imprensa são uma ótima maneira de dar o pontapé inicial quando se trata de comercializar seu evento. Os meios de comunicação querem saber coisas que estão acontecendo na comunidade e podem até anunciar seu evento gratuitamente. Adicione seu evento aos calendários da comunidade na câmara de comércio, estações de rádio, igrejas e grupos comunitários.

Use saídas sociais e e-mail

Ganhe interesse e utilize o FOMO (medo de perder) para aumentar as inscrições e fazer com que as pessoas se comprometam a participar do seu evento. Adicione postagens a todos os principais sites de mídia social e envie e-mails para convidar sua lista de e-mail a se registrar.

Tenha cuidado, no entanto, com o número de e-mails que você envia sobre o seu evento. Há uma linha tênue entre manter todos interessados e incomodá-los tanto que eles cancelam a inscrição.

Planeje suas necessidades de registro no local

Trabalhe com a Choose 2 Rent para planejar suas necessidades de impressão de crachás, requisitos de digitalização de sessão e ferramenta de digitalização de leads. Planejar com 2 a 3 meses de antecedência garante que você terá a quantidade certa de equipamentos no local em seu evento, tempo suficiente para adicionar a marca aos seus crachás e bloquear qualquer técnico no local da Choose 2 Rent para o seu evento.

1 semana antes do evento

Adicione alguns recursos extras na semana anterior ao evento para deixar todos animados e possivelmente conseguir algumas inscrições de última hora.

Criar um vídeo de destaque

Adicione um vídeo do seu último evento como este ao seu canal do YouTube e compartilhe o vídeo nas redes sociais e por e-mail. Se este evento for novo para você, considere criar um vídeo com os destaques de seus palestrantes, empresas, fornecedores ou até mesmo do espaço do local para deixar as pessoas animadas e falando sobre seu evento.

Transmita ao vivo nas redes sociais

Faça com que seu anfitrião entre ao vivo nos canais de mídia social para ajudar a aumentar a empolgação e o envolvimento com seus hóspedes. Mostre a eles tudo o que está acontecendo nos bastidores para despertar o interesse e trazer aqueles registros de última hora.

Prepare-se para problemas

Nenhum evento ocorre sem problemas. Sempre há algo, grande ou pequeno, que acontece de uma maneira que você pode não ter esperado. É essencial pensar nos possíveis pontos difíceis do evento e ter um plano de backup (ou dois) para garantir que o evento ocorra sem problemas, apesar de quaisquer problemas.

Dia do Evento

É hora do show! Todo o seu planejamento e trabalho árduo devem valer a pena no dia do evento. Este é um momento de todas as mãos no convés para você e sua equipe. É importante planejar um cronograma minuto a minuto para o dia e dar a todos um trabalho claro no dia do evento.

Semana após o evento

Não importa como tenha sido o seu evento, é importante agradecer aos seus convidados, parceiros e fornecedores por sua parte nele. Envie um e-mail de acompanhamento rápido, bem como uma possível pesquisa curta para responder, para que seu próximo evento seja ainda melhor. Se o seu evento acontecer anualmente, você também poderá anunciar as datas do próximo ano neste momento.

Novamente, os eventos vêm em muitos tamanhos e variedades diferentes. Embora você possa ser um pequeno planejador de eventos que se concentra em casamentos e eventos corporativos, isso não significa que você não possa reduzir o cronograma de promoção do evento para atender às suas necessidades. Para eventos extragrandes, pode ser necessário expandir o cronograma de promoção do evento para melhor se adequar ao escopo do seu evento.

A Choose2Rent está pronta para ajudar , não importa o tipo de evento que você esteja planejando. De scanners de temperatura a wi-fi de eventos e aluguel de iPad, a Choose2Rent tem tudo o que você precisa. Entre em contato com a Choose2Rent hoje para saber mais sobre a facilidade com que eles podem ajudar a tirar a tecnologia de eventos do seu prato.