Event-Check-in- und Registrierungsideen zur Verbesserung des Gästeerlebnisses

By Choose 2 Rent Team

Jan. 10, 2023

Die Registrierung und der Check-in-Prozess der Veranstaltung sind die erste Gelegenheit, einen bleibenden Eindruck bei Ihren Teilnehmern zu hinterlassen. Es ist die erste Interaktion, die sie mit Ihrem Unternehmen haben, und Sie sollten sie nutzen.

Es wird geschätzt, dass die Zahl der Veranstaltungen im Jahr 2023 zum ersten Mal seit der Pandemie das Niveau vor der Pandemie übertreffen wird. Sie möchten, dass Ihre Tagung den richtigen Eindruck für zukünftige Veranstaltungen hinterlässt.

Sie möchten, dass Ihr Registrierungsprozess für die Veranstaltung nahtlos und bequem für alle Teilnehmer ist. Aber das passiert nicht einfach. Es erfordert viel Arbeit und Planung von den Veranstaltern. Schauen wir uns ein paar Tipps an, um Ihren Check-in-Prozess am Veranstaltungstag so gut wie möglich zu gestalten!

Die Registrierung beginnt nicht am Tag der Veranstaltung

Beginnen Sie Monate vor der Veranstaltung mit dem Aufbau Ihrer Gästeliste. Bitten Sie die Teilnehmer, im Voraus ein Online-Anmeldeformular für die Veranstaltung auszufüllen, wenn sie ihre Tickets für Ihre bevorstehende Veranstaltung kaufen.

Wir versprechen Ihnen, dass es zwar wie eine zusätzliche Einstiegshürde erscheinen mag, Ihrem Ticketkaufprozess einen weiteren Schritt hinzuzufügen, es sich aber am Veranstaltungstag auszahlen wird, alle Informationen bereit zu haben.

Werden Sie digital mit Ihren Tickets

Bei jeder Art von Veranstaltung sind digitale Tickets heutzutage die bevorzugte Ticketart. Die Portierung Ihrer Tickets auf die Geldbörse Ihrer Gäste auf dem Mobilgerät ist der richtige Weg im Jahr 2022 und darüber hinaus.

Sobald Sie Tickets gekauft haben, sollten Sie sie per E-Mail an die Gäste senden, damit sie sie zu ihren digitalen Geldbörsen hinzufügen können. Dies bietet einen reibungslosen Check-in-Prozess, da sowohl der Verlust von Tickets als auch betrügerische Ticketausstellungen ausgeschlossen werden. Es vereinfacht auch den Prozess bis hin zum Scannen des Tickets mit einem Barcode-Lesegerät und dem Zulassen von Tickets.

Vergessen Sie die Anmeldeformulare für Veranstaltungen aus Papier

Seien Sie ehrlich, es ist Zeit, mit dem Alten raus und rein mit dem Neuen. Sie sollten die Zeit der Veranstaltungsbesucher nicht mit einem antiquierten Check-in-Prozess verschwenden, der länger dauert, als er sollte.

Das Ausfüllen eines Anmeldeformulars in Papierform mag wie eine harmlose Aufgabe erscheinen, aber denken Sie an all die Zeit, die Sie durch die Modernisierung Ihrer Veranstaltung sparen können.

Nutzung von Event-Kiosken, um lange Warteschlangen zu reduzieren

Wie wir gerade erwähnt haben, gehört Papier der Vergangenheit an. Der Event Kiosk ist eine absolute logistische Notwendigkeit in der modernen Eventplanung. Ihr Check-in-Prozess gibt den Ton für Ihre gesamte Veranstaltung an. Das Letzte, was Sie wollen, sind lange Schlangen und veraltete Prozesse.

Durch die Einrichtung von Event-Kiosken verkürzen Sie die Zeit, die der Check-in für Events benötigt, auf wenige Sekunden. Die Gäste können ihre Daten einfach bestätigen oder eingeben und sich auf den Weg machen. Keine Formulare mehr, kein Nachschlagen von Gästen im System, KEINE LANGEN WARTESCHLANGEN.

Drucken Sie Veranstaltungsausweise nicht im Voraus aus, sondern verwenden Sie einen Drucker vor Ort

Eine weitere Möglichkeit, Zeit am Check-in-Schalter zu sparen, besteht darin, auf vorgedruckte Veranstaltungsausweise zu verzichten. Mit Vor-Ort-Druckern erhalten Sie einige Vorteile. In dem Moment, in dem ein Gast eincheckt, kann er seinen eigenen Ausweis ausdrucken und sich auf den Weg machen. Kein Sortieren mehr durch alphabetisch sortierte Ausweise, keine verlorenen oder behelfsmäßigen Ausweise beim Check-in und vor allem keine Sortierung für Ihr Veranstaltungspersonal.

One-Site-Ausweisdrucker sparen Zeit für alle Beteiligten. Am wichtigsten ist, dass sie Fehler aus der Gleichung herausnehmen und Abfall für eine nachhaltigere Veranstaltung reduzieren.

QR-Codes als ultimative Logistiklösung

Die Implementierung von QR-Codes rund um Ihren Veranstaltungsort ist eine große Hilfe für Ihre potenziellen Teilnehmer. Anstatt sich auf antiquierte Veranstaltungskarten und Broschüren zu verlassen, können Sie QR-Codes platzieren, die auf eine optimierte Website mit allen notwendigen Informationen über Ihre Veranstaltung verweisen.

QR-Codes können auch alle über bestimmte Dienstleistungen und Informationen auf dem Laufenden halten, die bei Ihrer Veranstaltung angeboten werden. Wenn Sie Informationen über Keynotes und Aktivitäten während Ihrer Veranstaltung und Ihres Veranstaltungsortes bereitstellen, stellen Sie sicher, dass sie bei der Registrierung und dem Check-in-Prozess der Veranstaltung alles haben, was sie benötigen.

Bieten Sie eine Solution Station oder einen Helpdesk an

Als Eventveranstalter kann man fast alles planen, aber wie wir alle wissen, läuft es selten perfekt. Es bietet sich an, an Ihrem Event-Check-in einen zusätzlichen Tisch oder eine zusätzliche Kabine als Helpdesk einzurichten.

Sie könnten alles für die Anwesenden auslegen, aber es können immer noch Probleme auftreten, egal wie effizient Ihr Check-in-Prozess für die Veranstaltung ist. Am Ende des Tages ziehen es die Menschen vor, sich mit dem Registrierungspersonal zu befassen, um ihre Probleme zu lösen.

Ständige Konnektivität und Event-WLAN ist ein Muss

Die unangenehme Wahrheit bei der Modernisierung Ihrer Veranstaltung in diesem Maße ist, dass Sie einen ständigen Online-Zugriff in Ihrem Registrierungsbereich für den Veranstaltungsort benötigen. Während Sie allen Veranstaltungsteilnehmern WLAN zur Verfügung stellen sollten, ist dies in Ihrem Registrierungsbereich am wichtigsten.

Sie müssen Ihre Veranstaltungsanmeldung und Ihre Check-in-Geräte sowie Ihre elektronischen Geräte jederzeit online halten.

Ermöglichen Sie eine schnelle Zahlung vor Ort

Jede gut besuchte Veranstaltung hat einige Last-Minute-Teilnehmer. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass dies den Prozess nicht verlangsamt. Mit den richtigen Tools zur Registrierung von Veranstaltungen, wie z. B. einem Registrierungskiosk, können Sie die Zahlung vor Ort einrichten.

Auf diese Weise können sich Gäste, die ohne Tickets zur Veranstaltung erscheinen, einfach registrieren, Eintritt kaufen und ihre eigenen Ausweise ausdrucken.

Klare Beschilderung ÜBERALL

Unabhängig davon, wie gut Ihr Veranstaltungspersonal geschult ist und wie sehr Sie Ihren Check-in-Prozess vereinfachen, brauchen die Menschen immer noch Anleitung. Stellen Sie sicher, dass alle Registrierungsstationen und Servicebereiche deutlich gekennzeichnet sind.

Nichts ist schlimmer, als eine Veranstaltungseinrichtung zu betreten und sich verloren und verwirrt zu fühlen.

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