Tipps für ein erfolgreiches Management der Veranstaltungsanmeldung

By Choose 2 Rent Team

Juni 22, 2022

Wer druckt sich schon gerne die Anmeldebestätigung aus? Oder eine halbe Stunde auf den Event-Check-in warten? Und wenn es ein Problem gibt, warten Sie als Letzter in der Check-in-Warteschlange? Die Antwort ist klar: Niemand. Ein gutes Teilnehmererlebnis bei einer Veranstaltung beginnt mit einem schnellen, einfachen und problemlösenden Check-in.

Eine langsame Registrierung führt dazu, dass die Teilnehmer die Veranstaltung müde und gereizt betreten, umso mehr, wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt. Nutzen Sie stattdessen den Check-in, um Ihren Gästen einen guten Eindruck zu vermitteln.

Sie werden die Veranstaltung unbedingt genießen und eine kollaborative Umgebung schaffen, eine Stimmung, die den ganzen Tag anhalten kann. Kombinieren Sie dies mit einem mobilfreundlichen Test, um Feedback zu sammeln, und Sie sind bereit für den Erfolg!

Es ist auch wichtig, einen Registrierungsprozess für Teilnehmer bereitzustellen, die ohne Bestätigung oder vorherige Registrierung zur Veranstaltung kommen. Wenn Sie sich im Voraus vorbereiten, stellen Sie sicher, dass Sie unterwegs keine Daten verlieren und das gleiche personalisierte Check-in-System wie alle anderen anbieten können.

Hier sind 12 Tipps für die Gestaltung eines schnellen und unvergesslichen Check-in-Erlebnisses:

1. Informieren Sie den Teilnehmer

Dieser erste Tipp gilt nicht für den Check-in, sondern weit vor dem Tag der Veranstaltung. Um den Registrierungsprozess zu vereinfachen, senden Sie einige Tage vor Beginn der Veranstaltung eine E-Mail an alle Teilnehmer, einschließlich der Anmeldebestätigung und der Check-in-Details. Machen Sie es sich noch einfacher, indem Sie einen QR-Code einfügen. Sie können schnell auf ihrem Handy scannen, um Zugang zu erhalten.

2. Reservieren Sie den Platz

Gestalten Sie einen Zugangsbereich, in dem die Teilnehmer Platz haben, um sich zu registrieren, einzuchecken und sich bei Bedarf so bequem wie möglich anzustellen. Berücksichtigen Sie den Platz, den Sie für die Ausrüstung, das Veranstaltungspersonal und die Teilnehmer benötigen. Um Probleme mit dem WLAN während des Prozesses zu vermeiden, sollten Sie alternativ immer mehrere Verbindungen vorbereiten.

3. Bereiten Sie einen Plan B vor

Was ist, wenn ein Teilnehmer den QR-Code oder die Bestätigung vergessen hat? Was ist, wenn das Scangerät den Code nicht aufnimmt? Was ist, wenn sie nicht registriert sind?

Dies sind alles Aspekte, die im Voraus berücksichtigt werden sollten. Entwerfen Sie für diese Situation einen Prozess, der für den Teilnehmer klar ist. Stellen Sie sicher, dass es schnell ist und dennoch die Akkreditierung und Aufbewahrung aller Daten während des Prozesses ermöglicht. Ideal ist ein flexibles System, mit dem Sie Teilnehmer in Echtzeit mit Ihrer Registrierung bearbeiten und hinzufügen können.

4. Beschleunigen Sie den Registrierungsprozess

Bieten Sie einen schnelleren Zugang, z. B. mit unserem QR-Scan-System, damit die Teilnehmer schnell und effizient einchecken und ihre Ausweise erhalten können. Diese Technologie kann auch direkt in Ihren Registrierungsprozess integriert werden, um alle Daten in Echtzeit zu aktualisieren.

5. Lächeln Sie für die Kamera

Nutzen Sie die Gesichtserkennungstechnologie, um den Zugang zu Ihren Veranstaltungen noch schneller zu gestalten. Mit unserer Technologie stellen die Teilnehmer bei der Registrierung ein Foto zur Verfügung und werden beim Check-in von Kameras erkannt. Innerhalb von 9 Sekunden können Registranten ihre ausgedruckten Badges erhalten. Die Teilnehmer müssen kein Bestätigungsdokument mit sich führen oder vorlegen, um Zugang zur Veranstaltung zu erhalten. Darüber hinaus fügt es Ihrer Veranstaltung moderne technologische Funktionen hinzu.

6. Auf Details kommt es an

Nutzen Sie die Vorteile der Badges, um personalisierte Informationen über das Programm, das WLAN-Passwort oder den Hashtag der Veranstaltung direkt darauf zu platzieren. Was ist, wenn Sie verschiedene Kategorien von Teilnehmern haben und diese differenzieren möchten? Bereiten Sie für jede Kategorie andere Modelle mit unterschiedlichen Designs, Farben und sogar QR-Codes vor, um den Zugang in Räumen zu kontrollieren.

7. Bereiten Sie die Antworten für Ihre Veranstaltungsplaner vor

Überlassen Sie nichts dem Zufall! Erstellen Sie ein FAQ-Blatt für Ihre Mitarbeiter, um den Teilnehmern zu helfen und ihre Fragen zu beantworten. Dieses Blatt kann Raumstandorte, Sessionspläne oder Notfallkontakte enthalten.

8. Trennen Sie Geschenke und Lanyards

Halten Sie Willkommenstaschen und Badge-Lanyards vom Check-in fern. Dies wird dazu beitragen, große Menschenansammlungen am Eingang und doppelte Wartezeiten auf die Teilnehmer zu vermeiden. Richten Sie bei Lanyardsn einen separaten Tisch vom Bereich für den Ausweisdruck ein und leiten Sie die Teilnehmer hierher, sobald sie ihre Ausweise erhalten haben.

9. Begrüßen und organisieren Sie den Eingang

Geben Sie den Teilnehmern das Gefühl, willkommen zu sein, und geben Sie klare Anweisungen. Es ist üblich, Oberleitungen zu verwenden, um die Warteschlangen bei großen Ereignissen zu leiten. Sie können den Zugriff jedoch beschleunigen, indem Sie den Teilnehmer an die richtige Leitung weiterleiten und ihn bitten, seine Unterlagen für den Zugriff auf das Ereignis bereitzuhalten.

10. Zeichen weisen den Weg

Gute Veranstaltungsplaner verhindern immer, dass sich die Teilnehmer verlaufen. Verwenden Sie Beschilderungen, um Reiserouten sichtbar zu machen, und stellen Sie Karten in den Willkommenstaschen bereit, damit die Teilnehmer diese Informationen jederzeit einsehen können. Eine andere Möglichkeit wäre, eine Ereignisanwendung einzubinden, in die Personen auf diese Informationen zugreifen können.

11. Nutzen Sie die Vorteile von Event-Software

Möchten Sie den ROI der Veranstaltung maximieren? Dann tun Sie sich selbst einen Gefallen und nutzen Sie die Leistungsfähigkeit einer Event-Software und eines Event-Kiosks bei der Planung und Verwaltung Ihrer nächsten Veranstaltung. Mit diesem Tool sparen Sie Zeit (im Durchschnitt sparen Unternehmen, die Event-Software verwenden, 223 Stunden pro Jahr) und schaffen ein einheitliches Markenerlebnis für jeden Ihrer Teilnehmer.

12. Messen Sie mit einem mobilfreundlichen Test

Als Veranstaltungsplaner ist die Messung des ROI von Veranstaltungen eine wichtige Praxis. Schließlich kann man nicht genau feststellen, ob eine Veranstaltung erfolgreich ist oder nicht, ohne zu verstehen, was das Unternehmen im Gegenzug für all die Zeit, den Aufwand und die Kosten gewinnt, die in die Organisation der Veranstaltung geflossen sind.

Leider ist es nicht immer einfach, den ROI einer Veranstaltung zu verfolgen, aber einige Tools können helfen. Sie können beispielsweise mobilfreundliche Tests für die Teilnehmer, umfassende Event-Plattformen, Attributionsplattformen wie Google Analytics und die CRM-Software Ihres Unternehmens verwenden, um den ROI der Veranstaltung zu verfolgen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ihr Ziel darin bestehen sollte, mit Ihren Veranstaltungen einen Mehrwert zu schaffen, nicht nur einen unmittelbaren finanziellen Gewinn. Eine Veranstaltung, die Geld verliert, aber viele hochwertige Leads generiert, kann dennoch als erfolgreich angesehen werden.

Behalte immer die Teilnehmer im Blick

Die Menschen möchten, dass ihre Registrierungserfahrungen schnell und mühelos sind. Wenn Sie Ihren Teilnehmern keine positive Registrierung bieten können, ist Ihre Veranstaltung fehlgeschlagen, bevor sie begonnen hat.

Die Veranstaltung beginnt am Eingang, und wir alle wissen, wie wichtig es ist, einen guten Start zu haben. Bei Choose 2 Rent sind wir auf den Einsatz von Technologie bei Veranstaltungen spezialisiert, um unvergessliche Erlebnisse zu schaffen. Kontaktieren Sie uns , um einen innovativen und effizienten Zugang zu entwickeln, der es Ihnen ermöglicht, mehr Informationen über Ihre Teilnehmer zu sammeln.