Wichtige Tipps zur Veranstaltungsregistrierung, bevor Ihre Veranstaltung live geht

By Choose 2 Rent Team

Feb. 17, 2023

Bei der Verwendung von Registrierungsmietgeräten von Choose 2 Rent zum Drucken von Namensschildern auf Abruf müssen unsere Kunden die Registrierungs- und Vor-Ort-Ausweisdrucksoftware verwenden, um Teilnehmer einzuchecken und Ausweise bei Bedarf zu drucken. Dies sollte Teil JEDER Registrierungsstrategie sein. Bevor ein Veranstalter auf der Veranstaltung ankommt, sollten diese wichtigen Tipps zur Veranstaltungsregistrierung im Voraus auf der Registrierungsplattform eingerichtet werden.

Dinge, die Sie beachten sollten

1. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Hardware-Setup kennen. Bei Hardware müssen Sie nur ein grundlegendes Verständnis davon haben, wie alles funktioniert. Drucken Sie von einem Computer oder iPad aus? Und wie kommunizieren diese Geräte dann mit dem Drucker? Für das Drucken über WLAN müssen sich die Geräte im selben Netzwerk befinden, sodass Sie wahrscheinlich einen Router benötigen, um dies zu ermöglichen. Wenn Sie einen Router verwenden, müssen Sie überlegen, wie er auf das Internet zugreifen kann. Wir stellen Mobilfunkrouter zur Verfügung, empfehlen jedoch immer dringend, eine Hardline zu sichern, da das Mobilfunknetz als Ausfallsicherheit verwendet werden sollte. Wenn Sie sich für eine kabelgebundene Verbindung mit Laptops entscheiden, die an den Drucker angeschlossen sind, stellen Sie einfach sicher, dass Sie die richtige Anzahl von Laptops zugewiesen haben und dass die Laptops in der Nähe der Drucker bleiben müssen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Software-Setup kennen. Bei Software möchten Sie verstehen, was in der von Ihnen verwendeten Event-App möglich ist. Welche Check-in-Optionen stehen zur Verfügung? Welche Drucker sind kompatibel? Wie wird die Event-Management-Software mit den Druckern verbunden? Dies sind Fragen, die man gut im Voraus beantwortet haben sollte, damit man sicherstellen kann, dass die App alles kann, was man braucht. Diese Badge-Plattformen bieten auch eine Fülle von Anpassungen, die Sie an Dingen wie dem Kiosk-Modus, dem Umgang mit Laufkundschaft und anderen Bereichen des Check-in-Prozesses vornehmen können. Stellen Sie also sicher, dass Sie dies vollständig untersuchen, damit Sie Ihren Registrierungsprozess für Veranstaltungen so abstimmen können, wie Sie es möchten. Stellen Sie schließlich sicher, dass jeder, der vor Ort assistiert, mit der Software vertraut ist, damit er den Teilnehmern beim Einchecken helfen oder kleinere Probleme im Zusammenhang mit dem Einchecken selbst lösen kann.

1. Design von Abzeichen. Wenn es um das Design von Abzeichen geht, möchten Sie, dass die Abmessungen Ihres Abzeichendesigns mit Ihrer Abzeichengröße übereinstimmen. Wenn Sie also 4 x 6 Abzeichen haben, möchten Sie ein 4 x 6 Abzeichen-Design. Wenn es sich bei Ihrem Badge-Design um ein doppelseitiges 4 x 3-Badge handelt, stellen Sie sicher, dass Ihr Badge-Design 4 x 3 ist und gespiegelt ist. Ihr Badge sollte neben den Gästeinformationen immer auch Ihre Markenidentität für die Veranstaltung enthalten.

1. Arten von Registrierungen. Die meisten Badge-Plattform-Software verfügt über Registrierungstypen. Dies dient als Kennung für die Teilnehmer. Zum Beispiel Presse, VIP, allgemeiner Einlass usw. Dann können verschiedene Registrierungsarten ihre eigenen Badge-Designs haben. Einige Softwareprogramme können auch mehrere Badge-Designs pro Registrierungstyp zulassen. Seien Sie vorsichtig und stellen Sie sicher, dass keine doppelten Badge-Designs demselben Registrierungstyp zugewiesen werden, um Probleme beim Doppeldrucken zu vermeiden. Wenn Sie überprüfen, ob die Registrierungstypen festgelegt sind, wird der Check-in-Prozess reibungslos gestaltet und sichergestellt, dass die nach der Veranstaltung bereitgestellten Metriken für die Teilnahme an der Veranstaltung aussagekräftig sind.

1. Führen Sie einen Testlauf durch. Ein guter Testlauf ist immer ein lohnendes Unterfangen. Erstens, es gibt die Gewissheit, dass alles funktioniert, weil Sie es vorher sehen werden. Wenn Probleme auftauchen, können Sie diese lösen, ohne den Druck zu haben, dass ein ganzes Event live geht oder bereits live sein sollte. Außerdem verläuft der Aufbau während des Events reibungslos, da Sie dies bereits einmal getan haben.

1. Gehen Sie dynamisch vor. Es ist immer von Vorteil, eine Person vor Ort zu haben, die die Software auf Administratorebene kontrolliert. Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, ist es am besten, jemanden vor Ort zu haben, der bereit ist, diese Änderungen sofort vorzunehmen, anstatt sich auf jemanden zu verlassen, der möglicherweise nicht verfügbar ist. Dadurch wird vermieden, dass Ausfallzeiten darauf warten, dass jemand reagiert und Änderungen vornimmt.

Die Do „s und Don“ ts beim Versand von Leihausrüstung zu Veranstaltungen

DO's

1. - Stellen Sie sicher, dass Sie den Ereignisnamen angeben.
2. - Stellen Sie sicher, dass Sie eine Sendung an eine Person adressieren, die physisch an der Empfangsadresse anwesend ist
3. - Verwenden Sie eine Telefonnummer für die Inlandszustellung für das Land, in das Sie versenden.
4. - Stellen Sie sicher, dass jemand anwesend ist, der die wertvolle Sendung unterschreibt. Bei allen unseren Sendungen muss jemand anwesend sein und unterschreiben.
5. - Überprüfen Sie die Lieferadresse. Leihausrüstung kann verspätet geliefert werden, wenn die falsche Postleitzahl oder Adresse angegeben wird und unser Spediteur die Sendung umleiten muss.
6. - Schau auf die Packliste! Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung über die notwendige Ausstattung für eine erfolgreiche Veranstaltung verfügt.
7. - Informieren Sie den Lieferort, um das Gerät zu erwarten. Wenn das Hotel oder Kongresszentrum unser Paket nicht erwartet, kann es an uns zurückgeschickt werden und zu Verzögerungen führen.
8. - Stellen Sie sicher, dass die Miet- und Veranstaltungstermine einsatzbereit sind. Stellen Sie sicher, dass die Ausrüstung rechtzeitig für den Aufbau und die Veranstaltung eintrifft. Wenn der Veranstaltungsort oder das Kongresszentrum bestimmte Termine für die Ankunft der Ausrüstung hat, teilen Sie uns dies bitte mit.

Verbote

1. - Vergessen Sie nicht, spezielle Versandanweisungen beizufügen! (Veranstaltungsorte lehnen Sendungen ab, wenn sie nicht wissen, wofür die Box gedacht ist, oder Lieferfahrer wissen nicht, wohin sie liefern sollen, ohne Anweisungen an die Ladedocks, Rezeptionen oder Sonderbereiche).
2. - Vergessen Sie nicht, den Firmennamen des Lieferortes anzugeben (oft kann eine einzelne Adresse mehrere Unternehmen haben).
3. - Vergessen Sie nicht, ggf. eine Suitennummer oder Etagennummer anzugeben!
4. - Vergessen Sie nicht, dass internationale Sendungen eine Zollabfertigung erfordern! (Zollverzögerungen können auftreten, und wir können dies am besten vermeiden, indem wir die Einfuhrnummer, die Gewerbeanmeldung oder die Identifikationsnummer des Kunden verwenden. Beispiele sind EIN, SSN, VAT, GST, RFC usw. Eine verspätete Sendung kann ein ganzes Ereignis verzögern)

Machen Sie Ihre nächste Veranstaltung zu einem Erfolg mit Choose 2 Rent

Für ein nahtloses Veranstaltungserlebnis für Ihre Teilnehmer sollten Sie für Ihre nächste Veranstaltung mit Choose 2 Rent zusammenarbeiten. Wir nehmen Ihnen mit unserer Veranstaltungstechnik den Ärger bei der Veranstaltungsplanung ab.

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Choose 2 Rent ist das international führende Vermietungsunternehmen für Veranstaltungstechnik. Mit Standorten in den USA, Großbritannien, Asien und Australien sind wir in der Lage, Veranstaltungsplanern auf der ganzen Welt dabei zu helfen, die Besonderheiten der Veranstaltungseinrichtung durch Technologie zu bewältigen. Dazu gehören Veranstaltungsregistrierungssysteme, Ausweisdrucker, drahtlose Internetrouter und andere Technologien, um einen benutzerfreundlichen Registrierungsprozess für die Teilnehmer zu gewährleisten.

Choose 2 Rent fördert Veranstaltungen durch Technologie und hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Zukunft von Veranstaltungen für Veranstaltungsplaner und Teilnehmer gleichermaßen zu einem nahtlosen Erlebnis zu machen. Kontaktieren Sie Choose 2 Rent noch heute, um die beste Event-Technologie im Spiel zu erhalten, bevor Sie Ihre nächste Veranstaltung veranstalten.