Zeitplan für Event-Promotion: Timing Ihrer Event-Marketing-Strategie

By Choose 2 Rent Team

Nov. 22, 2021

Während die Organisation eine Schlüsselkomponente für die Durchführung einer großartigen Veranstaltung ist, ist auch das Timing Teil des Erfolgs. Wenn Sie Erfahrung mit der Planung einer großen oder kleinen Veranstaltung haben, wissen Sie, dass die Planung des Timings von entscheidender Bedeutung für eine erfolgreiche Veranstaltung ist. Selbst mit den besten Plänen gibt es immer Schluckauf oder unvorhergesehene Umstände, die sich auch auf den Zeitplan für Ihre Event-Werbung auswirken können.

Während Veranstaltungsplaner wie Sie viele Teller in der Luft haben, wie z. B. technische Unterstützung und Platzprobleme, besteht einer der Hauptbestandteile einer erfolgreichen Veranstaltung darin, sicherzustellen, dass die Leute tatsächlich davon wissen. Marketing ist ein wichtiger Bestandteil, um Ihre Veranstaltung in die Kalender der Menschen zu bringen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Event-Marketing-Strategie so planen, dass die Veranstaltung gut besucht ist.

10 Monate vor der Veranstaltung

Auch wenn es den Anschein haben mag, dass 10 Monate Vorbereitung für Veranstaltungen zu lang sind, ist es eine hervorragende Möglichkeit, die Leute wissen zu lassen, wer möglicherweise reisen muss, und Ihr Team mit den ersten Schritten der Veranstaltungsplanung zu beginnen.

Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung

Wir alle wissen, dass eine frühzeitige Planung der beste Weg ist, um Ihr Eventmarketing zu planen. Nutzen Sie Ihre Kollegen und die über Ihnen stehenden, um herauszufinden, welche Ereignisse in der Zukunft anstehen. Auch wenn Sie nicht alle Details kennen oder sogar einen Veranstaltungsort unter Vertrag haben, können Sie die Idee im Kopf behalten und den kreativen Saft zum Fließen bringen.

6-8 Monate vor der Veranstaltung

Stellen Sie bei Großveranstaltungen mit Tausenden von Personen sicher, dass Ihre Stammkunden frühzeitig über Ihre Veranstaltung informiert sind. Kleinere Veranstaltungen mit einigen hundert Personen können mit der Bekanntgabe von Details warten, da sie weniger Zeit für die Planung benötigen.

Laden Sie Ihre Zielgruppe ein

Während einige Veranstaltungen ein breites Spektrum an möglichen Teilnehmern haben, haben selbst die größten Veranstaltungen ein Zielpublikum. Bestimmen Sie, welche Art von Person am ehesten an Ihrer Veranstaltung teilnehmen möchte. Wenn Sie eine Geschäftskonferenz veranstalten, werden Ihre Gäste höchstwahrscheinlich geschäftstüchtige Menschen sein, die beschäftigt sind und oft auf High-Tech-Marketing reagieren.

Wenn Sie eine Veranstaltung für wohltätige Zwecke veranstalten, benötigt Ihre Zielgruppe möglicherweise originellere Marketingformen wie Flyer, Postkarten und Papierkopien. Die Kenntnis Ihrer Zielgruppe ist entscheidend für die Entscheidung, welche Marketingzeit Sie für die Veranstaltung benötigen.

Einrichten einer Event-Website

Wer selbst die kleinsten Veranstaltungen besucht, erwartet oft, dass es eine Website gibt, die mit der Veranstaltung verbunden ist. Das Erstellen einer Event-Website ist ein großartiges Organisationstool, mit dem Sie Anmeldungen sammeln, Fragen beantworten und mit allen Beteiligten kommunizieren können. Auch wenn die Pläne für die Veranstaltung nicht in Stein gemeißelt sind, können Sie dennoch eine Mini-Website erstellen, die ein Ausgangspunkt ist.

Bitten Sie Ihre Partner, sich anzuschließen

Sponsoring, Anbieter und Partner sollten mindestens 6 Monate vor Ihrer Veranstaltung kontaktiert werden. Denken Sie daran, dass diese Organisationen Zeit brauchen, um ihrerseits zu planen, und dass es umso besser sein wird, je mehr Zeit Sie ihnen geben. Erstellen Sie Sponsoring-Levels und öffnen Sie Anbieterbereiche für die Unternehmen, die gut zu Ihrer Zielgruppe passen.

2-3 Monate vor der Veranstaltung

Die Verbreitung der Nachricht über die Medien sowie die Nutzung sozialer Kommunikation ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Veranstaltung zu vermarkten.

Mit den Medien teilen

Pressemitteilungen sind eine großartige Möglichkeit, den Ball ins Rollen zu bringen, wenn es um die Vermarktung Ihrer Veranstaltung geht. Die Medien möchten wissen, was in der Community vor sich geht, und kündigen Ihre Veranstaltung möglicherweise sogar kostenlos an. Tragen Sie Ihre Veranstaltung in die Kalender der Handelskammer, der Radiosender, der Kirchen und der Gemeindegruppen ein.

Verwenden Sie Social Outlets und E-Mail

Wecken Sie Interesse und nutzen Sie FOMO (Angst, etwas zu verpassen), um die Anmeldungen zu steigern und die Leute für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu begeistern. Fügen Sie Beiträge zu allen Top-Social-Media-Websites hinzu und senden Sie E-Mails, um Ihre E-Mail-Liste zur Registrierung einzuladen.

Seien Sie jedoch vorsichtig mit der Anzahl der E-Mails, die Sie zu Ihrer Veranstaltung versenden. Es ist ein schmaler Grat zwischen dem Interesse aller und dem Nerven so sehr, dass sie sich abmelden.

Planen Sie Ihre Registrierungsanforderungen vor Ort

Arbeiten Sie mit Choose 2 Rent zusammen, um Ihre Anforderungen an den Ausweisdruck, die Anforderungen an das Scannen von Sessionen und das Lead-Scan-Tool zu planen. Wenn Sie dies 2 - 3 Monate im Voraus planen, stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrer Veranstaltung die richtige Menge an Vor-Ort-Ausrüstung haben, genügend Zeit haben, um das Branding auf Ihren Namensschildern anzubringen und alle Techniker vor Ort von Choose 2 Rent für Ihre Veranstaltung zu blockieren.

1 Woche vor der Veranstaltung

Fügen Sie in der Woche vor Ihrer Veranstaltung einige zusätzliche Funktionen hinzu, um alle zu begeistern und möglicherweise einige Last-Minute-Anmeldungen zu erhalten.

Erstellen eines Highlight-Videos

Fügen Sie Ihrem YouTube-Kanal ein Video Ihrer letzten Veranstaltung wie dieses hinzu und teilen Sie das Video in sozialen Netzwerken und per E-Mail. Wenn diese Veranstaltung neu für Sie ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein Video mit den Highlights Ihrer Redner, Unternehmen, Lieferanten oder sogar des Veranstaltungsortes zu erstellen, um die Leute zu begeistern und über Ihre Veranstaltung zu sprechen.

Gehen Sie in den sozialen Netzwerken live

Lassen Sie Ihren Gastgeber auf Social-Media-Kanälen live gehen, um die Begeisterung und das Engagement Ihrer Gäste zu steigern. Zeigen Sie ihnen, was hinter den Kulissen vor sich geht, um Interesse zu wecken und die Last-Minute-Anmeldungen zu ermöglichen.

Bereiten Sie sich auf Probleme vor

Kein Event verläuft reibungslos. Es gibt immer etwas, ob groß oder klein, das auf eine Weise passiert, die Sie vielleicht nicht erwartet haben. Es ist wichtig, über die möglichen Knackpunkte der Veranstaltung nachzudenken und einen Backup-Plan (oder zwei) zu haben, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung trotz etwaiger Probleme reibungslos abläuft.

Tag der Veranstaltung

Es ist Showtime! All Ihre Planung und harte Arbeit sollten sich am Tag der Veranstaltung auszahlen. Dies ist ein Moment, in dem Sie und Ihre Mitarbeiter alle Mann an Deck haben. Es ist wichtig, einen minutengenauen Zeitplan für den Tag zu planen und jedem am Tag der Veranstaltung eine klare Aufgabe zu geben.

Woche nach dem Event

Unabhängig davon, wie Ihre Veranstaltung verlaufen ist, ist es wichtig, Ihren Gästen, Partnern und Anbietern für ihren Anteil daran zu danken. Senden Sie eine schnelle Follow-up-E-Mail sowie eine mögliche kurze Umfrage, an der Sie teilnehmen können, damit Ihre nächste Veranstaltung noch besser wird. Wenn Ihre Veranstaltung jährlich stattfindet, können Sie zu diesem Zeitpunkt auch die Termine für das nächste Jahr bekannt geben.

Auch hier gibt es Veranstaltungen in vielen verschiedenen Größen und Varianten. Auch wenn Sie ein kleiner Veranstaltungsplaner sind, der sich auf Hochzeiten und Firmenveranstaltungen konzentriert, bedeutet das nicht, dass Sie den Zeitplan für die Veranstaltungswerbung nicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Bei besonders großen Veranstaltungen müssen Sie möglicherweise den Zeitplan für die Event-Promotion erweitern, um ihn besser an den Umfang Ihrer Veranstaltung anzupassen.

Choose2Rent ist bereit zu helfen, egal welche Art von Veranstaltung Sie planen. Von Temperaturscannern über Event-WLAN bis hin zum iPad-Verleih bietet Choose2Rent alles, was Sie brauchen. Wenden Sie sich noch heute an Choose2Rent , um mehr darüber zu erfahren , wie einfach sie Ihnen dabei helfen können, die Eventtechnik von Ihrem Teller zu nehmen.