Consejos cruciales para el registro de eventos antes de que su evento se publique

By Choose 2 Rent Team

Feb 17, 2023

Al utilizar el equipo de alquiler de registro de Choose 2 Rent para imprimir tarjetas de identificación a pedido, nuestros clientes deben usar el software de registro e impresión de tarjetas de identificación en el sitio para registrar a los asistentes e imprimir tarjetas de identificación a pedido. Esto debería ser parte de CADA estrategia de registro. Antes de que un organizador de eventos llegue al evento, se debe considerar que estos importantes consejos de registro de eventos se configuran en la plataforma de registro con anticipación.

Aspectos a tener en cuenta

1. Asegúrese de conocer la configuración de hardware. En el caso del hardware, basta con tener una comprensión básica de cómo funcionará todo. ¿Está imprimiendo desde una computadora o iPad? Y luego, ¿cómo se comunicarán estos dispositivos con la impresora? Para cualquier impresión a través de Wi-Fi, los dispositivos deberán estar en la misma red, por lo que es probable que necesite un enrutador para facilitar eso. Si está utilizando un enrutador, debe considerar cómo accederá a Internet. Proporcionamos enrutadores celulares, pero siempre recomendamos encarecidamente asegurar una línea rígida, ya que el celular debe usarse como un mecanismo de seguridad. Si opta por una conexión por cable con portátiles conectados a la impresora, asegúrese de tener el número adecuado de portátiles asignados y de que los portátiles deberán permanecer cerca de las impresoras.

1. Asegúrese de conocer la configuración del software. En el caso del software, debes entender lo que es posible dentro de la aplicación de eventos que estás utilizando. ¿Qué opciones de check-in están disponibles? ¿Qué impresoras son compatibles? ¿Cómo se conectará el software de gestión de eventos a las impresoras? Estas son preguntas que es bueno tener respondidas de antemano, para que te asegures de que la aplicación pueda hacer todo lo que necesitas. Estas plataformas de insignias también tienen una gran cantidad de ajustes que puede realizar en cosas como el modo de quiosco, cómo manejar las visitas sin cita previa y otras áreas del proceso de registro. Por lo tanto, asegúrate de explorar eso a fondo para que puedas ajustar el proceso de registro de tu evento para que sea justo como lo deseas. Finalmente, asegúrese de que todos los que asistirán en el lugar se sientan cómodos con el software para que puedan ayudar a los asistentes a registrarse o resolver cualquier problema menor relacionado con el registro.

1. Diseño de insignias. Cuando se trata del diseño de insignias, desea que las dimensiones del diseño de su insignia coincidan con el tamaño de su insignia. Por lo tanto, si tiene insignias de 4 x 6, desea un diseño de insignia de 4 x 6. Si el diseño de la insignia es una insignia de doble cara de 4 x 3, asegúrese de que el diseño de la insignia sea de 4 x 3 y esté reflejado. Tu credencial siempre debe incluir la identidad de marca de tu evento, además de la información de los invitados.

1. Tipos de registro. La mayoría de los programas de plataforma de insignias tienen tipos de registro. Esto actúa como un identificador para los asistentes. Por ejemplo, Prensa, VIP, Admisión General, etc. Luego, los diferentes tipos de registro pueden tener sus propios diseños de insignias. Además, algunos programas de software pueden permitir varios diseños de insignias por tipo de registro. Tenga cuidado y asegúrese de que no se asignen diseños de insignias duplicados al mismo tipo de registro para evitar problemas de impresión doble. Verificar que los tipos de registro estén configurados hará que el proceso de registro sea fluido y garantizará que las métricas de asistencia al evento proporcionadas después del evento sean significativas.

1. Haz una prueba. Hacer una buena prueba siempre es una aventura que vale la pena. Uno, da la tranquilidad de que todo funciona porque lo verás funcionar de antemano. Si surge algún problema, puede resolverlo sin la presión de que todo un evento se transmita en vivo o que ya se supone que esté en vivo. También hará que la puesta a punto durante el evento vaya sin problemas porque ya lo has hecho una vez antes.

1. Adopta un enfoque dinámico. Siempre es beneficioso tener una persona en el sitio con control de software de nivel de administrador. Si es necesario realizar cambios, es mejor tener a alguien en el lugar listo para realizar esos cambios de inmediato en lugar de depender de alguien que puede no estar disponible. Esto evita que el tiempo de inactividad espere a que alguien responda y realice cambios.

Lo que se debe y lo que no se debe hacer al enviar equipos de alquiler a eventos

QUÉ HACER

1. - Asegúrate de incluir el nombre del evento
2. - Asegúrese de dirigir un envío a una persona que esté físicamente presente en la dirección de recepción
3. - Utilice un número de teléfono de entrega nacional para el país al que realiza el envío.
4. - Asegúrese de que alguien esté presente para firmar el envío valioso. Todos nuestros envíos requieren que alguien esté presente y firme.
5. - Vuelve a comprobar la dirección de envío. El equipo de alquiler puede entregarse tarde si se proporciona el código postal o la dirección incorrectos y nuestro remitente tiene que redirigir el envío.
6. - ¡Revisa la lista de empaque! Asegúrate de que tu evento tenga todo el equipo necesario para un evento exitoso.
7. - Informar al lugar de entrega para que espere el equipo. Si el hotel o centro de convenciones no está esperando nuestro paquete, puede ser devuelto a nosotros y causar retrasos.
8. - Asegúrese de que las fechas de alquiler y del evento estén en buen estado. Asegúrese de que el equipo llegue a tiempo para la instalación y el evento. Si el lugar o centro de convenciones tiene fechas específicas para que llegue el equipo, asegúrese de informarnos.

Lo que no se debe hacer

1. - ¡No olvides incluir instrucciones especiales de envío! (Los lugares rechazarán los envíos si no saben para qué es la caja, o los conductores de entrega no sabrán dónde entregar sin instrucciones en los muelles de carga, las recepciones o las áreas especiales).
2. - No olvides incluir el nombre comercial del lugar de entrega (muchas veces una sola dirección puede tener varios negocios).
3. - ¡No olvide incluir un número de suite o número de piso si corresponde!
4. - ¡No olvide que los envíos internacionales requieren despacho de aduana! (Pueden ocurrir retrasos en la aduana, y la mejor manera de evitarlos es utilizando el número de importación, el registro comercial o el número de identificación del cliente. Algunos ejemplos son EIN, SSN, IVA, GST, RFC, etc. Un envío retrasado puede retrasar todo un evento)

Haz que tu próximo evento sea un éxito con Choose 2 Rent

Para que la experiencia del evento sea perfecta para tus asistentes, debes asociarte con Choose 2 Rent para tu próximo evento. Eliminamos las molestias de la planificación de eventos con nuestra tecnología para eventos.

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Choose 2 Rent es la empresa líder internacional de alquiler de tecnología para eventos. Con ubicaciones en los EE. UU., Reino Unido, Asia y Australia, somos capaces de ayudar a los planificadores de eventos de todo el mundo a manejar los entresijos de la configuración de eventos a través de la tecnología. Incluyendo sistemas de registro de eventos, impresoras de credenciales, enrutadores inalámbricos de Internet y otra tecnología para garantizar un proceso de registro de eventos amigable para los asistentes.

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