Consejos para una gestión exitosa de las inscripciones a eventos

By Choose 2 Rent Team

Jun 22, 2022

¿A quién le gusta imprimir la confirmación de registro? ¿O esperar media hora para el check-in del evento ? Y si hay un problema, ¿esperar el último en la cola de facturación? La respuesta es clara, nadie. Una buena experiencia de los asistentes a un evento comienza con un registro rápido, fácil y que resuelva problemas.

Tener una experiencia de registro lenta hace que los asistentes ingresen al evento cansados e irritables, más aún si el evento es un evento pagado. En su lugar, aprovecha el check-in para dar a tus huéspedes una buena impresión.

Entrarán al evento con ganas de disfrutarlo y generar un ambiente colaborativo, un ambiente que puede durar todo el día. Combine esto con una prueba optimizada para dispositivos móviles para recopilar comentarios, ¡y estará listo para el éxito!

También es imprescindible facilitar un proceso de inscripción para los asistentes que lleguen al evento sin confirmación ni inscripción previa. Prepararse con anticipación garantiza que no perderá ningún dato en el camino y puede ofrecer el mismo sistema de registro personalizado que todos los demás.

Aquí hay 12 consejos para diseñar una experiencia de check-in rápida y memorable:

1. Informar al asistente

Este primer consejo no es para el check-in, sino mucho antes del día del evento. Para agilizar el proceso de registro, envíe un correo electrónico a todos los asistentes unos días antes de que comience el evento, incluida su confirmación de registro y los detalles de check-in. Hazlo aún más fácil incluyendo un código QR. Puede escanear rápidamente en su teléfono celular para ingresar.

2. Reserva el espacio

Diseñe un área de acceso donde los asistentes tengan espacio para registrarse, registrarse y hacer fila lo más cómodamente posible si es necesario. Considere el espacio que necesitará para el equipo, el personal del evento y los inscritos. Para evitar problemas con el Wi-Fi durante el proceso, prepare siempre varias conexiones como alternativa.

3. Prepara un plan B

¿Qué pasa si un asistente olvida el código QR o la confirmación? ¿Qué pasa si el dispositivo de escaneo no recoge el código? ¿Qué pasa si no están registrados?

Todos estos son aspectos a tener en cuenta con antelación. Diseñar un proceso para esta situación que sea claro para el asistente. Asegúrese de que sea rápido y que aún permita la acreditación y retención de todos los datos durante el proceso. Lo ideal es un sistema flexible que le permita editar y agregar asistentes en tiempo real con su registro.

4. Acelera el proceso de registro

Ofrezca un acceso más rápido, como con nuestro sistema de escaneo QR, para que los asistentes puedan registrarse y recibir sus credenciales de manera rápida y eficiente. Esta tecnología también se puede integrar directamente con su proceso de registro para actualizar todos los datos en tiempo real.

5. Sonríe para la cámara

Utiliza la tecnología de reconocimiento facial para que el acceso a tus eventos sea aún más rápido. Con nuestra tecnología, los asistentes proporcionan una foto durante el registro y son reconocidos por las cámaras en el check-in. En 9 segundos, los inscritos pueden recibir sus credenciales impresas. Los asistentes no necesitarán portar ni presentar ningún documento de confirmación para acceder al evento. Además, añade características tecnológicas modernas a tu evento.

6. Los detalles son esenciales

Aprovecha las insignias para incluir información personalizada sobre el programa, la contraseña de la red Wi-Fi o el hashtag del evento directamente en ellas. ¿Qué pasa si tienes diferentes categorías de asistentes y quieres diferenciarlos? Prepara otros modelos para cada categoría con diferentes diseños, colores e incluso códigos QR para controlar el acceso en las habitaciones.

7. Prepara las respuestas para el personal de tu planificador de eventos

¡No dejes nada al azar! Crea una hoja de preguntas frecuentes para que tu personal ayude a los asistentes y responda a sus preguntas. Esta hoja puede incluir ubicaciones de habitaciones, horarios de sesiones o contactos de emergencia.

8. Separe los regalos y los cordones

Mantenga las bolsas de bienvenida y los cordones de identificación alejados del check-in. Esto ayudará a evitar grandes aglomeraciones en la entrada y una doble espera para los asistentes. En el caso de los cordones, coloque una mesa separada del área de impresión de credenciales y dirija a los asistentes aquí una vez que hayan recibido sus credenciales.

9. Saludar y organizar la entrada

Haga que los asistentes se sientan bienvenidos y ofrezca instrucciones claras. Es habitual el uso de catenarias para dirigir las colas en grandes eventos. Sin embargo, puedes agilizar el acceso dirigiendo al asistente a la línea correcta y pidiéndole que tenga lista su documentación para acceder al evento.

10. Las señales marcan el camino

Los buenos organizadores de eventos siempre evitan que los asistentes se pierdan. Utilizar cartelería para hacer visibles los itinerarios y proporcionar mapas en las bolsas de bienvenida para que los asistentes puedan consultar esta información en cualquier momento. Otra opción sería incluir una aplicación de eventos donde las personas puedan acceder a esta información.

11. Aprovecha el software para eventos

¿Quieres maximizar el ROI del evento? Entonces hazte un favor y aprovecha el poder del software para eventos y un quiosco de eventos cuando planifiques y gestiones tu próximo evento. Esta herramienta te ahorrará tiempo (en promedio, las empresas que utilizan software de eventos ahorran 223 horas al año) y creará una experiencia de marca unificada para cada uno de tus asistentes.

12. Mide con una prueba optimizada para dispositivos móviles

Como planificadores de eventos, medir el ROI de los eventos es una práctica fundamental. Después de todo, no se puede determinar con precisión si un evento es exitoso o no sin comprender lo que la empresa está ganando a cambio de todo el tiempo, esfuerzo y gastos que se invirtieron en la organización del evento.

Desafortunadamente, rastrear el ROI de un evento no siempre es fácil, pero algunas herramientas pueden ayudar. Por ejemplo, puedes utilizar pruebas optimizadas para dispositivos móviles para los asistentes, plataformas de eventos integrales, plataformas de atribución como Google Analytics y el software CRM de tu empresa para realizar un seguimiento del ROI del evento.

Es importante recordar que tu objetivo debe ser crear valor con tus eventos, no solo una ganancia monetaria inmediata. Un evento que pierde dinero pero genera muchos clientes potenciales de alta calidad aún puede considerarse exitoso.

Ten siempre en cuenta a los asistentes

Las personas quieren que sus experiencias de registro sean rápidas y sin esfuerzo. Si no puedes dar a tus asistentes una experiencia de registro positiva, tu evento fracasó antes de que comenzara.

El evento comienza en la entrada, y todos sabemos la importancia de empezar con buen pie. En Choose 2 Rent, nos especializamos en implementar tecnología en eventos para crear experiencias memorables. Contáctanos para diseñar un acceso innovador y eficiente que te permita recopilar más información sobre tus asistentes.