Cronograma de promoción de eventos: Cronometraje de tu estrategia de marketing de eventos

By Choose 2 Rent Team

Nov 22, 2021

Si bien mantenerse organizado es un componente clave para llevar a cabo un gran evento, el tiempo también es parte del éxito. Si tienes alguna experiencia en la planificación de un evento, grande o pequeño, sabes que planificar el momento de todo es vital para el éxito de un evento. Incluso con los mejores planes, siempre hay contratiempos o circunstancias imprevistas que también pueden afectar el cronograma de la promoción de su evento.

Si bien los organizadores de eventos como tú tienen muchas cosas en el aire, como el soporte tecnológico y las preocupaciones de espacio, una de las partes principales de un evento exitoso es asegurarse de que las personas realmente lo conozcan. El marketing es una parte importante para que tu evento aparezca en los calendarios de las personas. Obtén más información sobre cómo programar tu estrategia de marketing de eventos para que el evento tenga una buena asistencia.

10 meses antes del evento

Si bien puede parecer que 10 meses de preparación es demasiado tiempo para los eventos, es una excelente manera de informar a las personas que pueden necesitar viajar y comenzar su equipo en las piezas iniciales de la planificación de eventos.

Comience a planificar con anticipación

Todos sabemos que planificar con mucha anticipación es la mejor manera de planificar el marketing de tu evento. Usa a tus compañeros de trabajo y a los que están por encima de ti para ayudar a analizar qué eventos se avecinan en el futuro. Incluso si no conoces todos los detalles o incluso si tienes un lugar contratado, puedes mantener la idea en mente, haciendo que fluya el jugo creativo.

6-8 meses antes del evento

Para eventos a gran escala de miles de personas, asegúrese de que sus clientes principales conozcan su evento desde el principio. Los eventos más pequeños de unos pocos cientos de personas pueden esperar para anunciar los detalles, ya que toman menos tiempo para planificar.

Invita a tu público objetivo

Si bien algunos eventos tienen una amplia gama de posibles asistentes, incluso los eventos más grandes tienen un público objetivo. Identifica qué tipo de persona probablemente querrá asistir a tu evento. Si está organizando una conferencia de negocios, lo más probable es que sus invitados sean aquellas personas con mentalidad empresarial que están ocupadas y a menudo responden al marketing de alta tecnología.

Si está organizando un evento con fines benéficos, su público objetivo puede requerir formas más originales de marketing, como folletos, postales y copias impresas. Conocer a tu público objetivo es esencial para decidir qué tiempo de marketing necesitarás para el evento.

Configurar un sitio web de eventos

Aquellos que visitan incluso los eventos más pequeños a menudo esperan que haya un sitio web vinculado al evento. La creación de un sitio web de eventos es una gran herramienta organizativa para usar donde puede recopilar registros, responder preguntas y proporcionar comunicación a todos los involucrados. Incluso si los planes para el evento no están escritos en piedra, aún puede crear un mini sitio web que sea un punto de partida.

Pedir a los socios que se unan

Los patrocinadores, proveedores y socios deben ser contactados al menos 6 meses antes de su evento. Recuerde que estas organizaciones necesitan tiempo para planificar por su parte y que cuanto más tiempo les de, mejor será. Cree niveles de patrocinio y abra áreas de proveedores para aquellas empresas que sean adecuadas para su público objetivo.

2-3 meses antes del evento

Correr la voz con los medios de comunicación, así como utilizar la comunicación social, es una excelente manera de comercializar su evento.

Compartir con los medios de comunicación

Los comunicados de prensa son una excelente manera de poner en marcha la pelota cuando se trata de comercializar su evento. Los medios de comunicación quieren saber las cosas que están sucediendo en la comunidad e incluso pueden anunciar su evento de forma gratuita. Agregue su evento a los calendarios comunitarios de la cámara de comercio, estaciones de radio, iglesias y grupos comunitarios.

Utiliza las redes sociales y el correo electrónico

Gana interés y utiliza el FOMO (miedo a perderse algo) para impulsar las inscripciones y hacer que la gente se comprometa a asistir a tu evento. Agregue publicaciones a todos los principales sitios de redes sociales y envíe correos electrónicos para invitar a su lista de correo electrónico a registrarse.

Sin embargo, ten cuidado con la cantidad de correos electrónicos que envías sobre tu evento. Hay una delgada línea entre mantener a todos interesados y molestarlos tanto que cancelen la suscripción.

Planifique sus necesidades de registro en el sitio

Trabaje con Choose 2 Rent para planificar sus necesidades de impresión de credenciales, requisitos de escaneo de sesiones y herramienta de escaneo de prospectos. Planificar esto con 2 a 3 meses de anticipación garantiza que tendrá la cantidad correcta de equipo en el lugar en su evento, tiempo suficiente para agregar la marca a sus tarjetas de identificación y bloquear a cualquier técnico en el lugar de Choose 2 Rent para su evento.

1 semana antes del evento

Agregue algunas funciones adicionales la semana anterior a su evento para entusiasmar a todos y posiblemente obtener algunas inscripciones de última hora.

Crear un video destacado

Agregue un video de su último evento como este a su canal de YouTube y comparta el video en las redes sociales y por correo electrónico. Si este evento es nuevo para ti, considera crear un video de los aspectos más destacados de tus oradores, empresas, proveedores o incluso el espacio del lugar para que las personas se entusiasmen y hablen sobre tu evento.

Transmitir en vivo en las redes sociales

Haz que tu anfitrión transmita en vivo en los canales de redes sociales para ayudar a aumentar la emoción y la participación de tus invitados. Muéstrales todo lo que está sucediendo detrás de escena para despertar el interés y atraer esas inscripciones de última hora.

Prepárese para los problemas

Ningún evento se lleva a cabo sin problemas. Siempre hay algo, grande o pequeño, que sucede de una manera que quizás no esperabas. Es esencial pensar en los posibles puntos conflictivos del evento y tener un plan de respaldo (o dos) para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas a pesar de cualquier problema.

Día del evento

¡Es la hora del espectáculo! Toda tu planificación y arduo trabajo deberían dar sus frutos el día del evento. Este es un momento en el que todos se ponen manos a la obra para usted y su personal. Es importante planificar una línea de tiempo minuto a minuto para el día y dar a todos un trabajo claro el día del evento.

Semana después del evento

Independientemente de cómo haya ido su evento, es importante agradecer a sus invitados, socios y proveedores por su participación en él. Envíe un correo electrónico de seguimiento rápido, así como una posible encuesta breve para realizar para que su próximo evento sea aún mejor. Si tu evento se celebra anualmente, también puedes anunciar las fechas del próximo año en este momento.

Una vez más, los eventos vienen en muchos tamaños y variedades diferentes. Si bien puede ser un pequeño planificador de eventos que se enfoca en bodas y eventos corporativos, eso no significa que no pueda reducir el cronograma de promoción del evento para satisfacer sus necesidades. En el caso de los eventos muy grandes, es posible que tengas que ampliar el calendario de la promoción del evento para que se adapte mejor al alcance del evento.

Choose2Rent está listo para ayudar sin importar qué tipo de evento esté planeando. Desde escáneres de temperatura hasta wifi para eventos y alquiler de iPads, Choose2Rent lo tiene cubierto. Póngase en contacto con Choose2Rent hoy para obtener más información sobre la facilidad con la que pueden ayudar a eliminar la tecnología de eventos de su plato.