Herramientas de promoción de eventos: Las 10 mejores herramientas para gestores de eventos

By Choose 2 Rent Team

Ene 11, 2022

Sabemos lo estresante y difícil que puede ser la planificación de un evento. Hay tanto que preparar y hacer un seguimiento... Es simplemente abrumador.

Aquí en Choose 2 Rent, nos esforzamos por hacer que los eventos de nuestros clientes se desarrollen de la mejor manera posible con nuestros alquileres de equipos de registro y registro de eventos, y hoy lo ayudaremos a planificar su próximo evento con nuestras herramientas de promoción de eventos recomendadas.

Estas herramientas de promoción de eventos seguro que te facilitarán la vida como gestor de eventos.

En este artículo te mostraremos herramientas para la gestión de eventos, el seguimiento de la comunicación y las relaciones antes y después de tu evento, y herramientas hechas especialmente para eventos virtuales.

Herramientas para la planificación de un evento

Calendario de Google.

La principal aplicación con la que debes empezar es Google Calendar, es una gran herramienta para planificar y comprobar todas las etapas y fases de tu evento.

Te permite crear y ver tu calendario de varias maneras: por mes, semana o día. Esta aplicación está disponible en App para IOS y App para Android.

Puede crear y recordar tareas y eventos. Busca los días disponibles de tu agenda si tienes que añadir reuniones o tareas y se puede sincronizar con las fechas de tu agenda móvil.

Eventbrite (en inglés)

Eventbrite se ha convertido en una plataforma esencial para crear, gestionar, reservar y vender entradas para eventos. Es gratuito y fácil de gestionar y acceder, tanto para la creación de eventos gratuitos como para la gestión de eventos de pago y reservas de entradas, en cuyo caso cobra una pequeña comisión.

Te informa en todo momento del número de entradas vendidas y del aforo disponible. Permite personalizar mensajes, diseñar tickets y generar códigos QR para el acceso y el registro.

La aplicación también le permite crear descuentos personalizados y siempre le presenta un gráfico de boletos, pagos, reservas y estadísticas de ingresos. Eventbrite es el futuro de la gestión de eventos online, ya que también permite exportar la lista de inscritos e interesados a archivos CSV o integrarlos con sistemas de marketing por correo electrónico, como Mailchimp o Mailrelay.

Bandada

Bevy es una herramienta útil para organizar eventos comunitarios, ya sean presenciales o virtuales. Es una plataforma integral para planificar, promover y ejecutar todo tipo de eventos. También le permite hacer análisis para ver el panorama general y se integra con otras herramientas.

Herramientas para monitorear un evento

Brote Social

Sprout Social es una herramienta premium que te ayuda a monitorear y reunir en una sola plataforma todas las conversaciones e interacciones que están sucediendo en torno a tu marca personal o de empresa.

Con Sprout Social, puedes integrar Facebook, Twitter, Google+, Linkedin, etc. Y gestionar las respuestas en cada uno de ellos. Ideal si tienes equipos de trabajo ya que notifica si una pregunta o interacción ha sido respondida o no.

Hootsuite

Hootsuite es una de las aplicaciones más versátiles para monitorizar varias redes sociales y equipos de trabajo a la vez. En la versión gratuita, te permite incluir hasta 3 redes sociales y varias aplicaciones, las cuales están organizadas por columnas que te permiten ver lo que se está diciendo de tu marca y el hashtag de tu evento y programar publicaciones en redes sociales con los formatos adecuados para cada una de ellas.

La versión premium le permite administrar equipos, administrar hasta 10 redes sociales, tener estadísticas en tiempo real, programación automática e integración con sistemas de comunicación y sitios web.

Fuerza comercial

Salesforce es un potente software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que también se integra con una gran cantidad de otras herramientas. Te ayudará a llegar a nuevas personas, hacer un seguimiento de ellas y nutrir la relación con ellas, tanto antes como después de tu evento.

Marketo

Marketo es un actor importante en el mundo del marketing por correo electrónico, al igual que Salesforce, es una excelente manera de llegar a las personas sobre su evento.

Lo más destacado de Marketo es la posibilidad que ofrece de detectar los comportamientos de ciertas audiencias específicas y orientar las campañas en consecuencia. Si el evento en el que estás trabajando está dirigido a los clientes potenciales con los que quieres conectar y estimularlos a pasar a la etapa de ventas, entonces Marketo es ideal.

Las mejores herramientas de promoción de eventos para eventos virtuales

Hopin

Lo que hace que Hopin sea una de las mejores herramientas para gestionar un evento virtual es que es una herramienta todo en uno que tiene como objetivo replicar la experiencia y los beneficios de asistir a una conferencia sin los gastos y otros obstáculos como los viajes, la logística y el impacto ambiental. Aunque también está diseñado para realizar eventos híbridos.

La plataforma permite a los participantes de la reunión conectarse en línea de nuevas maneras, intercambiar tarjetas de visita virtuales y obtener un resumen de sus conexiones después de un evento. Durante el evento permite compartir presentaciones, chatear, crear salas individuales para reuniones privadas, rastrear el comportamiento de los asistentes para obtener métricas e informes de rendimiento, entre otras opciones. También cuenta con una app para mejorar la accesibilidad, ofrece la posibilidad de personalizar la interfaz de las presentaciones y compartir un evento con hasta 100.000 personas, y cuenta con soporte en 10 idiomas.

Tiene un plan gratuito para hasta 100 inscritos (cobra una comisión del 15% por cada registro pagado) y luego ofrece planes de suscripción a partir de 87,03 €/mes.

MeetMaps (en inglés)

MeetMaps organiza eventos virtuales desde 2013. Desde Barcelona, han creado un software todo en uno para crear eventos digitales para todos los sectores.

Entre las funciones que incluye está conectar tu streaming para las presentaciones con una plataforma totalmente personalizada y personalizada; chats grupales y votaciones en vivo para que los participantes puedan hacer preguntas libremente y votar al experto a través de sus móviles; Agenda privada con sesiones paralelas al streaming y reuniones 1to1 por vídeo para fomentar el networking. De hecho, esta es la tecnología que hemos elegido para organizar nuestro próximo evento de Epayments.

Además de los eventos virtuales tradicionales, también ofrece reuniones 3D en un espacio personalizado y stands virtuales para exposiciones.

Walcon

Walcon se especializa en la organización de eventos 2D, 3D, VR y tipo webinar e incluso Street View 360º. Con su tecnología, crea entornos virtuales que reproducen los espacios y funcionalidades de las ferias o eventos, donde se presenta a visitantes y expositores a través de un avatar digital que les permite comunicarse por voz o chat con todos los asistentes.

Entre sus funcionalidades, ofrece espacios exclusivos para branding, aterrizaje de inscripciones a eventos, posibilidad de interpretación simultánea, conferencias, charlas moderadas y mesas redondas, inserción de información sobre el evento, certificación de asistencia, analítica de participación, interacción de voz entre ponentes y participantes, con opción de sonido espacial 3D y zonas de audio privadas.