Ideas de check-in y registro de eventos para mejorar la experiencia de los huéspedes

By Choose 2 Rent Team

Ene 10, 2023

El proceso de registro y registro del evento es la primera oportunidad para crear una impresión duradera en sus asistentes. Es la primera interacción que tienen con tu organización y debes hacer que cuente.

Se estima que en 2023, el número de eventos superará los niveles prepandemia por primera vez desde entonces. Desea que su conferencia cause la impresión adecuada para eventos futuros.

Desea que el proceso de registro de su evento sea fluido y conveniente para todos los asistentes; Pero esto no sucede de la noche a la mañana. Requiere mucho trabajo y planificación por parte de los organizadores del evento. ¡Veamos algunos consejos para que el proceso de registro del día de tu evento sea el mejor posible!

El registro no comienza el día del evento

Empieza a crear tu lista de invitados meses antes del evento. Pida a los asistentes que completen un formulario de registro de evento en línea con anticipación cuando compren sus boletos para su próximo evento.

Te prometemos que, si bien puede parecer una barrera de entrada adicional para agregar un paso más a tu proceso de compra de boletos, el día del evento dará dividendos tener la información de todos lista.

Digitaliza tus entradas

En todo tipo de eventos, las entradas digitales son el tipo de entrada preferido en estos días. Transferir sus boletos a la billetera del dispositivo móvil de sus invitados es el camino a seguir en 2022 y más allá.

Una vez que se hayan comprado los boletos, debe enviarlos por correo electrónico a los invitados para agregarlos a sus billeteras digitales. Esto ofrece un proceso de facturación fluido, ya que elimina tanto la pérdida de entradas como la emisión fraudulenta de entradas. También simplifica el proceso hasta escanear el boleto con un lector de código de barras y permitir la entrada.

Deshazte de los formularios de inscripción a eventos en papel

Acéptalo, es hora de salir con lo viejo y entrar con lo nuevo. No debes hacer perder el tiempo a los asistentes al evento con un proceso de registro anticuado que lleva más tiempo del que debería.

Llenar un formulario de inscripción en papel puede parecer una tarea inocua, pero piensa en todo el tiempo que ahorrarás al modernizar tu evento.

Utilizar quioscos de eventos para reducir las largas colas

Como acabamos de mencionar, el papel es cosa del pasado. El quiosco de eventos es una necesidad logística absoluta en el negocio moderno de la planificación de eventos. El proceso de check-in marca la pauta de todo el evento. Lo último que desea son largas filas y procesos anticuados.

Al configurar quioscos de eventos, reducirá la cantidad de tiempo que tarda el registro de eventos a cuestión de segundos. Los huéspedes pueden simplemente confirmar o ingresar su información y seguir su camino. No más formularios, no más búsqueda de invitados en el sistema, NO MÁS LARGAS FILAS.

No imprima previamente las insignias del evento, use una impresora en el sitio

Otra forma de ahorrar tiempo en el mostrador de facturación es deshacerse de las credenciales preimpresas del evento. Con las impresoras in situ se obtienen algunas ventajas. Es decir, en el momento en que un huésped se registra, puede imprimir su propia credencial y seguir su camino. Se acabó la clasificación de las credenciales alfabéticas, las credenciales perdidas o improvisadas en el momento del check-in y, lo que es más importante, la clasificación para el personal del evento.

Las impresoras de tarjetas identificativas en un solo sitio ahorran tiempo a todos los involucrados. Y lo que es más importante, eliminan los errores de la ecuación y reducen los residuos para que el evento sea más sostenible.

Códigos QR como la solución logística definitiva

La implementación de códigos QR alrededor de la ubicación de su evento es de gran ayuda para sus posibles asistentes. En lugar de confiar en mapas y folletos anticuados de eventos, puede colocar códigos QR que enlacen a un sitio web optimizado con toda la información necesaria sobre su evento.

Los códigos QR también pueden mantener a todos informados sobre los servicios específicos y la información proporcionada en su evento. Proporcionar información sobre las conferencias magistrales y las actividades a lo largo de su evento y lugar garantizará que tengan todo lo que necesitan en el proceso de registro y registro del evento.

Ofrezca una estación de soluciones o un servicio de asistencia

Como promotor de eventos, puedes planificar casi todo, pero como todos sabemos, las cosas rara vez salen a la perfección. Es una buena idea establecer una mesa o stand adicional en el check-in de su evento como mesa de ayuda.

Podrías exponer todo para las personas que asistan, pero aún pueden surgir problemas, sin importar cuán simplificado sea el proceso de registro de tu evento. Al final del día, la gente prefiere tratar con el personal de registro para resolver sus problemas.

La conectividad constante y el WiFi para eventos son imprescindibles

La verdad incómoda sobre modernizar su evento a este grado es que necesita acceso constante en línea en el área de registro de su lugar. Si bien debe proporcionar wifi a todos los asistentes al evento, es más importante en su área de registro.

Debe mantener sus dispositivos de registro y registro de eventos y equipos electrónicos en línea en todo momento.

Permitir el pago rápido en el sitio

Todos los eventos muy concurridos tienen algunos asistentes de última hora. Es tu trabajo asegurarte de que esto no ralentice el proceso. Con las herramientas de registro de eventos adecuadas, como un quiosco de registro, puede configurar el pago en el acto.

Esto permite a los invitados que se presenten al evento sin boletos registrarse, comprar entradas e imprimir sus propias credenciales.

Señalización clara en todas partes

No importa lo bien capacitado que esté el personal de tu evento y lo mucho que simplifiques tu proceso de registro, las personas aún necesitan orientación. Asegúrese de que todas las estaciones de registro y áreas de servicio estén claramente marcadas.

No hay nada peor que entrar en un centro de eventos y sentirse perdido y confundido.

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